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FAQ
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Allgemeines
Nein, der Zugang zu Vergabeunterlagen muss gemäß §41 VgV unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und direkt sein. §11 VgV formuliert die Anforderungen an den Einsatz elektronischer Mittel im Vergabeverfahren: Elektronische Mittel und deren technische Merkmale müssen allgemein verfügbar, nicht diskriminierend und mit allgemein verbreiteten Geräten und Programmen der Informations- und Kommunikationstechnologie kompatibel sein. Sie dürfen den Zugang von Unternehmen zum Vergabeverfahren nicht einschränken. Die Möglichkeit der Abgabe von digitalen Angeboten soll dabei von Anbietern der Vergabeplattformen grundsätzlich nicht mit Kosten verbunden sein. Eine e-Vergabe-Plattform sollte hierzu allen Bietern einen kostenfreien Zugang und eine eigene, kostenfreie Arbeitsverwaltung zur Verfügung stellen. Dies sollte auch die Möglichkeit bieten, gebührenfrei digitale elektronische Angebote zu den jeweiligen Ausschreibungsverfahren zu übermitteln.
Hierzu hat das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie folgendes mitgeteilt: Hierzu hat das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (kurz BMWi) folgendes mitgeteilt: Hier ist zu unterscheiden zwischen „bloßen“ Interessenten an den Ausschreibungsunterlagen und „aktiven“ Bewerbern oder Bietern, die einen Teilnahmeantrag oder ein Angebot abgeben möchten oder bereits abgegeben haben. 1 – Das bloße Herunterladen der Ausschreibungsunterlagen muss für jedermann direkt und unmittelbar – d. h. ohne vorherige Registrierung – möglich sein. 2 – Um die elektronische Kommunikation in diesem Stadium zu erleichtern, könnte den Interessenten bereits durch eine voreingestellte Opt-out-Funktion angeboten werden, einen Benutzernamen und eine gültige E-Mail-Adresse anzugeben. Diese Option könnte durch einen Hinweis auf die Vorteile, die mit der Angabe dieser Daten verbunden sind, ergänzt werden (zum Beispiel Informationsfluss bei Änderung der Unterlagen, Beantwortung von Rückfragen). 3 – Spätestens, wenn sie eine Frage zum Vergabeverfahren haben, müssen Interessenten, die sich zwar die Ausschreibungsunterlagen heruntergeladen, jedoch (noch) keinen Teilnahmeantrag bzw. kein Angebot abgegeben haben, ihre Kontaktdaten angeben. 4 – Unternehmen, die einen Teilnahmeantrag einreichen oder ein Angebot abgeben, müssen zur Angabe ihrer Kontaktdaten aufgefordert werden. Hier unterscheidet sich das mithilfe von IKT durchgeführte Vergabeverfahren nicht vom papierbasierten Verfahren. Nur jener kann als Bieter im Vergabeverfahren auftreten, der seinen Teilnahmeantrag bzw. sein Angebot mit Angaben zu dem sich bewerbenden oder bietenden Unternehmen sowie zu den verantwortlichen Mitarbeitern versieht.
Grundsätzlich ist jede Vergabeplattform, welche die Kriterien der e-Vergabe erfüllt, geeignet. Welches System die Bedürfnisse am Passendsten abbildet, kann nur der Auftraggeber selbst entscheiden. Dabei ist es unabdingbar, im Vorfeld die jeweiligen internen Organisationsabläufe zu analysieren. Es kann für die Entscheidungsfindung hilfreich sein, Systeme im Echtbetrieb zu betrachten.
Grundsätzlich ist die einschränkende Vorgabe einer elektronischen Signatur zur Angebotsabgabe vom Gesetzgeber nicht gewollt. Der Auftraggeber, also die Vergabestelle, kann jedoch in sensiblen Einzelfällen eine elektronische Signatur fordern. Dies erfordert aber ein begründetes, wesentlich erhöhtes Sicherheitsbedürfnis (bspw. Verschlusssachen wie Panzer oder Mienenbeschaffung des Bundes) oder auch eine empfindliche IT-Pflege oder -Beschaffung. Beispiel hierfür wäre die Steuerungstechnik eines Stadtwerkes für deren Energieverteilung. Für die überwiegende Anzahl der Beschaffungen wie Bauausschreibungen, Standard Materialeinkauf oder die Vergabe von Dienstleistungen ist vom Gesetzgeber schon seit 2016 ausdrücklich keine Signaturlösung vorgesehen, vielmehr gilt hier der § 126 (b) BGB zur Angebotsabgabe in Textform.
Nein, es wird keine einheitliche Vergabeplattform für alle öffentlichen Auftraggeber geben. Jeder Auftraggeber kann eine Vergabeplattform selbst wählen, unabhängig davon ob es sich um einen geförderten und/ oder Privatrechtlichen Auftraggeber handelt der öffentliche Förderungen erhält oder es sich um einen öffentlich rechtlicher Auftraggeber im Rahmen des Vergaberechts handelt. Dies ist abhängig davon ob der Auftraggeber als Zentrale Beschaffungsstelle geführt wird.
Die europäischen Vergaberichtlinien fordern, dass bei allen europaweiten Verfahren die gesamte Bieter-Kommunikation und der gesamte Informationsaustausch mit elektronischen Mitteln zu erfolgen haben. Hierzu gehört neben der elektronischen Übermittlung von Bekanntmachungen an die EU insbesondere die freie elektronische Verfügbarkeit von Vergabeunterlagen sowie seit 18. Oktober 2018 auch die Verpflichtung zur elektronischen Einreichung von Angeboten, Teilnahmeanträgen und Bewerbungen. Gleiches gilt für die gesamte elektronische Kommunikation.
Die Verpflichtung, elektronische Vergabeverfahren einzuführen, ergibt sich für alle öffentlichen Auftraggeber aus den neuen, zum 17. April 2014 in Kraft getretenen europäischen Vergaberichtlinien. Diese müssen bis zum 18. April 2016 in nationales Recht umgesetzt werden. Der Entwurf eines nationalen Gesetzes zur Modernisierung des Vergaberechts, mit dem der vierte Teil des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen neu gefasst werden soll, befindet sich derzeit im Gesetzgebungsverfahren. Einzelheiten sollen in mehreren Verordnungen geregelt werden, die die Bundesregierung mit Zustimmung des Bundesrats erlassen kann.
Die Verpflichtung, elektronische Vergabeverfahren durchzuführen, ergibt sich für alle öffentlichen Auftraggeber aus den neuen, seit 17. April 2014 in Kraft getretenen, europäischen Vergaberichtlinien. Diese wurden durch die Neufassung des GWB und der VgV in nationales Recht umgesetzt. Im Wesentlichen umfasst dies alle europaweiten Verfahren über den Schwellenwerten sowie nationale Verfahren, welche je nach Landesregelung im Rahmen der UVgO umgesetzt werden.
Die Standards der e-Vergabe mit Stand 18.April 2016 gem. EU RILI 2014/24/25 EU sind in Entsprechung der neuen Vorgaben des Vergaberechtsmodernisierungsgesetztes mit Stand 18 April 2016 ff. für alle oberschwelligen Vergaben umzusetzen. Dies betrifft insbesondere die Bereitstellung der Vergabeunterlagen, sowie die Bieterkommunikation ab 18 April 2016 ff. In einem zweiten Schritt sind die erweiterten Vorgaben der e-Vergabe gem. EU RILI 2014/24/25 EU in Entsprechung der neuen Vorgaben des Vergaberechtsmodernisierungsgesetztes mit Stand 18. April 2017 ff. für zentrale Vergabestellen sowie für alle übrigen Vergabestellen bis 18.04 2018 ( 18.10.2018) ff. für alle oberschwelligen Vergabe umzusetzen. Dies betrifft insbesondere die Entgegennahme von Digitalen Angeboten.
Für Bieter
Nein, es ist nicht zulässig für den Zugang zu Vergabeunterlagen und zum Verfahren Gebühren zu verlangen. Der Zugang zu Vergabeunterlagen muss gemäß § 41 VgV unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und direkt sein. § 11 VgV formuliert die Anforderungen an den Einsatz elektronischer Mittel im Vergabeverfahren: Elektronische Mittel und deren technische Merkmale müssen allgemein verfügbar, nicht diskriminierend und mit allgemein verbreiteten Geräten und Programmen der Informations- und Kommunikationstechnologie kompatibel sein. Sie dürfen den Zugang von Unternehmen zum Vergabeverfahren nicht einschränken. Die Möglichkeit der Abgabe von digitalen Angeboten soll dabei von Anbietern der Vergabeplattformen grundsätzlich nicht mit Kosten verbunden sein. Eine e-Vergabe-Plattform sollte hierzu allen Bietern einen kostenfreien Zugang und eine kostenfreie eigene Arbeitsverwaltung zur Verfügung stellen. Dies sollte auch die Möglichkeit bieten, gebührenfrei digitale elektronische Angebote zu den jeweiligen Ausschreibungsverfahren zu übermitteln.
Wenn Sie von einem Auftraggeber zu einem beschränkten Verfahren eingeladen werden, erhalten Sie ein E-Mail mit einem persönlichen Zugangscode. Wenn Sie diesen auf der Plattform in das Suchfeld eingeben, gelangen Sie direkt zu der entsprechenden Ausschreibung und den Vergabeunterlagen.
Haben Sie auf der Plattform eine passende Ausschreibung gefunden, können Sie sich die Vergabeunterlagen herunterladen. Je nach Voreinstellung des Auftraggebers können Sie Ihr Angebot digital oder postalisch abgeben.
Sie können sich auf der Plattform unter Bieter / Registrierung direkt, online, kostenfrei registrieren.
Sie können die Daten jederzeit in Ihrer Verwaltung im Benutzerkonto ändern.
Eine Zusendung der Vergabeunterlagen per E-Mail ist nicht zulässig, da der Versand ungesichert ist und der Datenschutz nicht gewährleistet ist.
Grundsätzlich ist die einschränkende Vorgabe einer elektronischen Signatur zur Angebotsabgabe vom Gesetzgeber nicht gewollt. Der Auftraggeber, also die Vergabestelle, kann jedoch in sensiblen Einzelfällen eine elektronische Signatur fordern. Dies erfordert aber ein begründetes, wesentlich erhöhtes Sicherheitsbedürfnis (bspw. Verschlusssachen wie Panzer oder Mienenbeschaffung des Bundes) oder auch eine empfindliche IT-Pflege oder -Beschaffung. Beispiel hierfür wäre die Steuerungstechnik eines Stadtwerkes für deren Energieverteilung. Für die überwiegende Anzahl der Beschaffungen wie Bauausschreibungen, Standard Materialeinkauf oder die Vergabe von Dienstleistungen ist vom Gesetzgeber schon seit 2016 ausdrücklich keine Signaturlösung vorgesehen.
Sofern Sie Ihren Benutzernamen oder Ihre hinterlegte E-Mailadresse noch kennen, können Sie die Funktion Passwort vergessen im Login-Bereich nutzen. Fällt Ihnen weder das Passwort noch der Benutzername oder die E-Mailadresse ein, so senden Sie bitte eine E-Mail an unseren Kundendienst kontakt@vergabe-im-suedwesten.de und bitten Sie um neue Zugangsdaten.
Bieter können ihre Angebote als PDF/A mit oder ohne händischer Unterzeichnung (n. § 126 b BGB) oder auch freiwillig mit einer der elektronischen Signaturen versehen und in fünf einfachen Schritten in den Angebotstresor über die e-Vergabe-Plattform übersenden. Dort liegen die Angebote dann verschlüsselt bis zur Eröffnung vor. Es gibt prinzipiell drei Möglichkeiten für zulässige Angebote:
1 - Als Standard gilt das Angebot als PDF/A ohne händische Unterzeichnung. Dies entspricht der vom Gesetzgeber gewünschten, einfachen Vorgabe nach § 126 b BGB. In diesem Falle sollte jedoch darauf geachtet werden, dass zumindest die natürliche Person, welche das Angebot tatsächlich abgibt/übermittelt, im System zur Abgabe benannt wird. Dies wird gesichert über die e-Vergabe-Plattform abgefragt.
2 - Ihr Angebot/ihre Bewerbung ist ein eingescanntes PDF/A und erhält zusätzlich eine händische Unterzeichnung auf dem eingescannten Dokument. Dies ermöglicht dem Bieter seine eigenen Unterschriftenregelungen entsprechend seiner Unternehmenskultur einzuhalten. Darüber hinaus werden die ggf. von der Vergabestelle geforderten Unterschriften auf den Ausschreibungsdokumenten einfach sichergestellt.
3 - Das Angebot ist ein PDF/A und der Bieter fügt - freiwillig und zusätzlich - eine kostenpflichtige digitale Signatur (fortgeschrittene oder qualifizierte Signatur) hinzu. Die Signatur muss im Computersystem des Bewerbers/Interessenten/Anbieters hinterlegt sein und wird dort den Dokumenten in seiner IT-Umgebung im Rahmen der Erstellung der Unterlagen hinzugefügt. Bei einer Beschaffung einer elektronischen Signatur sollte mindestens ein Monat Vorlauf eingeplant werden, da der Qualifizierungsvorgang je nach Lösung und Anbieter administrativ mehr oder weniger aufwendig gestaltet ist.
Für Vergabestellen
Wir empfehlen, die Arbeit mit der VERGABE im Südwesten Plattform mit beschränkten Verfahren zu beginnen. Dadurch werden die Bieter gezielt auf die Plattform geleitet und ihre Konversion zur e-Vergabe erleichtert.
Sie könne alle Bieter, die Sie in Ihrem System gespeichert haben über eine einfache Schnittstelle in Kategorien in Ihrem Account hochladen und damit bei beschränkten Ausschreibungen auf diese Daten zugreifen.
Ja, eine Löschung von Bieterkonten ist auf Verlangen des Bieters möglich. Es werden nur die Daten innerhalb der Ausschreibungen gespeichert, bei denen der Bieter involviert war.
Ein Nachversand ist jederzeit bis zum Ende der Angebotsfrist möglich. Sie können die Bieter manuell einzeln erfassen oder aus Ihrem bereits vorhandenen Bieterstamm einfügen.
Die Vergabeplattform muss den Kommunikationsweg und die Dokumentation in den verschiedenen Arbeitsschritten gewährleisten. Dies endet vorerst mit dem Eingang der elektronischen Angebote im Tresor. Die anschließende Prüfung und Wertung der Angebote, Bewerbungen, etc. muss - siehe auch Beschluss der Vergabekammer Südbayern vom 4. Mai 2018 - von der Vergabestelle durchgeführt werden. Eine "Bevormundung und verantwortliche Auswertung der Angebote durch eine e-Vergabe-Plattform" ist zumindest nach dem vorgenannten Beschluss nicht zulässig. Die letztendliche Entscheidung über die Vergabe liegt somit beim Auftraggeber.
Grundsätzlich sind die gängigsten Dateiformate hinterlegt (d83 / d88 / doc / docx / p83 / p88 / pdf / x83 / x88 / zip ), andere Formate können auf Ihren Wunsch hinzugefügt werden. Ebenso verhält es sich mit der Anzahl und Größe der Dateien. Wir empfehlen, die Dateigrößen gering zu halten. Es gibt – vor allem im ländlichen Raum auch Bieter mit langsamen Internet-Leitungen. Deshalb beträgt die VOREINGESTELLE maximale Anzahl der Dateien 30, die maximale Dateigröße 100 MB, die maximale Gesamtgröße 300 MB. Auch hier stellen wir die von Ihnen gewünschte Anzahl und Größe wunschgemäß ein – ohne Mehrkosten.
Theoretisch gibt es hier keine zeitlichen Grenzen, jedoch ist es durchaus sinnvoll, einen Blick auf die Bindefristen zu werfen: Die Bindefrist eines Angebots bestimmt den Zeitraum, in welchem ein Bieter an sein Angebot zivilrechtlich gebunden ist und es nicht zurückziehen oder ändern kann. Diese Frist muss unter Berücksichtigung der erforderlichen Zeit zur Prüfung und Wertung der Angebote angemessen sein. Bei EU-weiten Bauvergaben im offenen oder nicht offenen Verfahren darf die Bindefrist regelmäßig nicht mehr als 60 Kalendertage betragen (§ 10a EU Abs. 8 VOB/A), bei Bauvergaben unterhalb des Schwellenwerts nicht mehr als 30 Kalendertage (§ 10 Abs. 4 Satz 2 VOB/A). Bieter sollen schnellstmöglich Klarheit über die mit der Angebotsabgabe erfolgte Bindung von Kapazitäten erhalten.
In Zusammenarbeit mit Aumass GmbH & Co. KG.